Productivité : Optimiser son organisation
Mieux organiser son quotidien professionnel : Quelles sont les meilleures méthodes pour optimiser son organisation afin d'améliorer son efficacité tout en préservant sa tranquillité d'esprit ?
Un aspect que l'on sait peu : Notre rapport à l'organisation va dépendre pour beaucoup de nos compétences relationnelles.
Pourquoi ? Plus notre conscience de nous-même et de l'autre va être important et plus notre implication dans ce que nous faisons va le refléter.
Lorsque l'on sait qu'une organisation minimale peut apporter de nombreux avantages tant pour soi-même que pour ses collaborateurs, collègues ou l'entreprise dans son ensemble, il est indéniable que cet effort en vaut la peine.
Étant donné que le temps est une ressource précieuse, il est essentiel d'explorer attentivement les outils capables d'optimiser le choix des tâches et des actions à prioriser.
Pourquoi est-il essentiel de mieux gérer son temps au travail ?
Dans nos vies chargées et hyper connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais évaluée, analysée, comptabilisée et facturée… Il est donc crucial de maîtriser l'art de la gestion du temps si vous souhaitez garder la maîtrise.
Qu'est-ce que l'organisation personnelle ?
L'organisation personnelle vous aide à gagner du temps et à améliorer votre efficacité, tant dans votre vie personnelle que professionnelle.
Cela englobe le rangement de votre bureau, l'agencement réfléchi de votre espace de travail, ainsi que la gestion de vos emails, de vos rendez-vous, de vos réunions et de vos diverses notifications, en utilisant des méthodes et les nouvelles technologies.
Au bureau, optimiser son organisation grâce à des méthodes, techniques ou pratiques éprouvées et efficaces touche, entre autres, aux domaines suivants :
Traitement des emails et des appels téléphoniques
Gestion des distractions (notifications d'agenda, smartphone, emails, etc.) et des interruptions diverses (collègues, bruits imprévus, etc.)
Ergonomie de l'espace de travail
Classement virtuel ou physique des documents
Organisation du travail en télétravail
Prise de notes efficace
Gestion du temps : lecture rapide, priorisation, négociation des délais, apprentissage pour éviter la procrastination, etc.
Les bienfaits d'une organisation exceptionnelle
La quête de la productivité personnelle devrait être une source de motivation pour chacun : dirigeants, cadres, etc.
En effet, sans cette motivation, il devient ardu de canaliser toute son énergie vers la réalisation d'un travail à forte valeur ajoutée.
Cela peut sembler évident. Pourtant, beaucoup de personnes se sentent submergées - voire complètement dépassées - simplement à cause d'un manque d'organisation.
Ainsi, l'adoption de méthodes et d'astuces simples, nécessitant juste un peu de bonne volonté et de persévérance, apporte de nombreux bénéfices.
En voici quelques-uns :
éviter de perdre du temps,
augmenter sa productivité et son efficacité,
cesser de se disperser,
diminuer son stress,
acquérir plus de sérénité,
être plus disponible et attentif envers ses collaborateurs.
Comment améliorer votre organisation ?
Pour structurer efficacement votre travail et vos diverses tâches, il est essentiel de faire preuve de détermination et de persévérance.
Plusieurs outils et méthodes efficaces, faciles à mettre en œuvre, peuvent vous accompagner dans cette démarche.
Certains sont très spécifiques, tandis que d'autres peuvent être utilisés à différents niveaux et pour divers objectifs.
N'hésitez pas à choisir les solutions qui vous conviennent le mieux, tout en gardant à l'esprit qu'il faut un certain temps avant de percevoir les premiers avantages.
S'organiser efficacement ne signifie pas planifier chaque minute de votre journée, ni se sentir obligé d'adopter la dernière méthode tendance si elle ne correspond pas à vos besoins.
La simplicité et le bon sens restent donc, comme souvent, des atouts précieux !
Rendre son espace de travail ergonomique
Un environnement de travail agréable et favorable à la concentration est essentiel pour maintenir une efficacité optimale et une motivation élevée.
Bien que certains puissent s'adapter et travailler dans n'importe quel cadre, peu importe le bruit ou l'ambiance, la plupart des gens ont besoin d'un espace spécifique et d'un certain niveau d'ordre pour être productifs.
Adapter son espace de travail à son activité doit être le premier réflexe à adopter.
Il est essentiel de prendre en compte divers éléments tels que l'aménagement, le matériel, la hauteur de la table et de la chaise, le clavier, l'écran, ainsi qu'un environnement calme, entre autres.
Télétravail
L'organisation du travail est en constante évolution et le travail à distance est désormais largement répandu.
Bien que ce mode d'organisation ne soit pas applicable à tous les secteurs professionnels, il offre de nombreux avantages lorsqu'il est possible, tant pour l'employé que pour l'employeur : augmentation de la productivité, diminution, voire élimination de l'absentéisme, amélioration de la motivation, etc.
Voici quelques éléments à considérer pour une mise en place efficace du télétravail :
Une mise à disposition de tout le matériel nécessaire au télétravailleur pour assurer une exécution optimale depuis son domicile, un espace de coworking ou un bureau éloigné des missions confiées.
Organisation appropriée du travail, incluant des dossiers partagés, un intranet, et des visioconférences ou audioconférences.
Communication fluide entre le manager et le collaborateur travaillant à distance.
Pour le télétravailleur : il est essentiel de délimiter la vie privée de la vie professionnelle si nécessaire, ainsi que d'afficher une rigueur et une organisation irréprochables.
Environnement de travail
Débarrasser, ranger, nettoyer, maintenir l'ordre et être rigoureux
Une approche simple et efficace pour un cadre et un climat propices au travail.
Organiser son travail
Établir une liste de tâches à réaliser
L'objectif ici est de dresser un inventaire des différentes tâches à accomplir, sans tomber dans le piège d'une liste trop détaillée et interminable qui pourrait nuire à votre productivité. Ensuite, pour chaque élément de la liste, il est essentiel de définir un ordre de priorité, afin de créer une hiérarchie allant de la tâche la plus importante et urgente à celle qui est la moins essentielle.
Il est essentiel de savoir hiérarchiser les niveaux d'importance et d'urgence de chacune de vos tâches afin d'agir de manière adéquate et efficace.
Optimiser son efficacité personnelle
En favorisant la prise de notes en réunion
Pour perdre un minimum de temps et gagner en efficacité et productivité, il est important de savoir rester concentré sur ce que vous faites.
Habituez -vous à contacter l'état de flow.
L'état de Flow se caractérise par une concentration intense sur un champ restreint de conscience, une diminution de la conscience de soi, une altération de la perception du temps, ainsi qu'une rétroaction immédiate et directe.
Il est également associé à une sensation de maîtrise de soi et de son environnement.
Il convient de noter que cet état n'est pas permanent.
La réussite, de votre projet, dossier... Dépend de votre degré d'implication à ce que vous faites. Cela dépend surtout de votre degré de vos compétences relationnelles.
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